Pwyllgor Archwilio Comisiwn y Cynulliad

Assembly Commission Audit Committee

 

NAFWC ACAC
Cofnodion cyfarfod 19 Ebrill 2012

Amser: 11:00
Lleoliad: Ystafell gynadledda 4b, TŷHywel,

 

Cofnodion cyfarfod 19 Ebrill

 

Yn bresennol:
Richard Calvert (Cynghorydd annibynnol)
Tim Knighton (Cynghorydd annibynnol))

Professor Robert Pickard (Cynghorydd annibynnol)

Angela Burns, AC

 

Swyddogion yn bresennol:
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc
Dianne Bevan, Prif Swyddog Gweithredu

Steve O’Donoghue, Pennaeth Adnoddau’r Cynulliad
Nicola Callow, Pennaeth Cyllid

Dave Tosh, Cyfarwyddwr TG

Lynne Flux, Pennaeth Archwilio Mewnol  

Rachael Tonkin, KPMG

Richard Harries, Swyddfa Archwilio Cymru

Emma Moorhouse, Swyddfa Archwilio Cymru

John Grimes, Pennaeth Llywodraethu

Alison Rutherford, Ysgrifenyddiaeth

 

 

 

Cyflwyniad

Eitem 1- Cyflwyniad a datgan buddiannau

1.   Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod, gan gynnwys Steve O’Donoghue yn ei rôl fel Cyfarwyddwr Cyllid a Dave Tosh fel y Cyfarwyddwr TG newydd.  

2.   Datganodd Tim Knighton fuddiant y byddai, cyn bo hir, yn mynychu panel recriwtio y bydd Claire Clancy yn eistedd arno.

 

Eitem 2 – Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Chwefror a materion sy’n codi

3.   Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod blaenorol y tu allan i’r pwyllgor, a nododd y Cadeirydd nad oedd unrhyw gamau gweithredu yn weddill.  

 

Archwiliad mewnol

Eitem 3 - Archwiliad mewnol - y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd

ACAC(12) Papur 1a. Hynt adolygiadau archwilio mewnol

 

4.   Trafododd y Pwyllgor Archwilio y papur a rhoddodd Lynne Flux drosolwg o’r sefyllfa o ran archwilio mewnol ar hyn o bryd. Dywedodd Lynne ei bod yn fodlon ar gynnydd adolygiadau diweddar, ac ychwanegodd bod y gwaith ar lwgrwobrwyaeth a llygredigaeth wedi cael ei aildrefnu i gyd-fynd â lansiad y polisi twyll. Dywedodd hefyd fod gwaith ar barhad busnes wedi cael ei ail-drefnu yn dilyn ail-alinio cyfrifoldebau o ganlyniad i absenoldeb oherwydd salwch.

5.   Dywedodd Lynne wrth y Pwyllgor Archwilio y bydd holiadur i asesu’r archwiliad mewnol yn cael ei ddosbarthu yn ystod y mis nesaf i’r Pwyllgor ac i aelodau’r Bwrdd Rheoli, ac y bydd proses hunanasesu hefyd yn cael ei gwblhau i fesur effeithiolrwydd yr archwiliad mewnol.

 

Item 4 – Cynllun ar gyfer archwilio mewnol

          ACAC(12) Papur 1b. Cynllun ar gyfer archwilio mewnol 2012/13

 

6.   Cyflwynodd Lynne y cynllun a dywedodd fod amserlen dreigl i weithredu argymhellion a wnaed mewn archwiliadau yn ystod y ddau gylch ddiwethaf wedi cael ei gyflwyno fel rhan o’r cynllun. Yn dilyn cwestiynau gan y Pwyllgor, dywedodd Lynne bod y penderfyniad i ymgymryd â gwaith yn fewnol neu ar y cyd gyda KPMG yn dibynnu ar y math o adolygiad a wneir a’r arbenigedd sydd ar gael yn KPMG. Mae ei blaenoriaethau yn y cynllun yn ymwneud â phrosiectau allweddol yng ngwasanaethau’r Cynulliad gan gynnwys y prosiect Adnoddau Dynol/cyflogres, ABMS a’r strategaeth TGCh gan fod y rhain yn effeithio ar wasanaethau a phobl ar draws y sefydliad.

7.   Dywedodd y Cadeirydd y gallai archwilio mewnol chwarae rôl gryfach wrth gael y gwerth fwyaf am arian a dywedodd Lynne bod un neu ddau faes wedi cael eu dewis ar gyfer hyn fel rhan o’r cynllun ac y bydd hyn yn cael ei gynnwys fwyfwy wrth symud ymlaen. Byddai’n sicrhau cysylltiad â gwaith a gynlluniwyd yn y gwasanaethau ariannol.

8.    Nododd y Pwyllgor yr oedi gyda’r adolygiad o gynllunio parhad busnes. Cafodd hyn ei nodi fel risg uchel/critigol ar y gofrestr risg. Cytunodd Claire Clancy y dylid ailystyried y sgôr risg a dywedodd y byddai’n well ganddi gael archwiliad yn ddiweddarach gan ei bod yn teimlo na fyddai cynnal archwiliad ar hyn o bryd yn nodi unrhyw faterion nad oedd eisoes yn ymwybodol ohonynt.  

 

9.  Cymeradwyodd y Pwyllgor Archwilio y cynllun.

 

Eitem 5 – Adroddiad ar yr archwiliad mewnol – Rheoli asedau

ACAC(12) Papur 1c. Rheoli asedau

 

10.                Cyflwynodd Rachael Tonkin o KPMG adroddiad ar reoli asedau. Rhoddwyd sgôr cyffredinol, sef ‘boddhaol’, ac roedd y prif ganfyddiadau’n nodi bod angen gwelliannau yn y meysydd canlynol:

·         nodi a dosbarthu gwariant yn gyfalaf neu’n dreuliau;

·         trywydd archwilio asedau sy’n cael eu hadeiladu;

·         geiriad y polisi cyfrifyddu i sicrhau bod y bywydau economaidd defnyddiol a roddwyd i asedau yn gywir.

 

11.                Dywedodd Nicola Callow wrth y Pwyllgor Archwilio  ei bod yn sicr bod y gwiriadau a’r rheolaethau sydd ar waith yn y tîm Cyllid yn ddigon cadarn i ddal gwallau.  

 

12.                Gofynnodd y Pwyllgor i’r swyddogion pam nad oedd cynrychiolwyr o’r tîm cyllid ar bob bwrdd prosiect. Dywedodd Steven O’Donoghue wrth y Pwyllgor Archwilio bod dull gweithredu newydd y rhaglen fuddsoddi yn cydnabod pwysigrwydd cymorth ariannol i brosiectau ac ychwanegodd Claire Clancy na fyddai’n cymeradwyo gwariant ar unrhyw brosiect os nad oedd yn fodlon bod y swyddogion arbenigol priodol wedi bod yn rhan o’r broses.

 

Eitem 6 – Adroddiad ar yr archwiliad mewnol – Rheoli cyllideb a phrosesau rheoli ariannol

ACAC(12) Papur 1d. Gwasanaeth Cyllid: Adolygiad o effeithlonrwydd rheoli cyllideb a phrosesau rheoli ariannol

 

13.                Cyflwynodd Lynne Flux y papur, a oedd yn rhoi lefel ‘rhesymol’ o sicrwydd ynghylch y rheolaethau sydd ar waith. Mynegodd Angela Burns bryder bod deiliaid cyllideb yn teimlo nad oedd unrhyw ymgyrch fawr i gael arbedion effeithlonrwydd fel rhan o’r broses o bennu’r gyllideb.

14.                Mewn ymateb, dywedodd Steve O'Donoghue bod gwelliannau gwerth am arian ac effeithlonrwydd yn digwydd ar draws y Cynulliad. Rhoddodd enghreifftiau, sef y cynlluniau diswyddo a’r prosiectau ABMS ac AD/cyflogres, ond ychwanegodd bod angen cyflwyno’r buddion mewn modd mwy gweladwy. Ychwanegodd Lynne Flux bod yr adolygiad wedi canfod bod angen i ymwybyddiaeth o’r mentrau hyn—a’r nod o geisio sicrhau effeithlonrwydd a gwerth am arian ar lefel fwy micro—raeadru i lawr i ddeiliaid cyllideb ar bob lefel.  

15.                Cymeradwyodd y Pwyllgor Archwilio yr adroddiad, gan nodi pa mor bwysig yw ymgorffori rheolaeth ariannol yn y sefydliad yn yr hirdymor ac mewn modd strategol. Nododd hefyd pa mor bwysig yw’r defnydd o iaith gadarnhaol mewn adroddiadau archwilio, lle bo hynny’n briodol ac yn wedi’i gyfiawnhau gan y dystiolaeth, a’r effaith y gallai hyn ei chael ar forâl a diwylliant y sefydliad.

 

Eitem 7 – Y wybodaeth ddiweddaraf am Reoli Diogelwch Gwybodaeth a Diogelu Data

ACAC(12) Papur 1e. Rheoli gwybodaeth a diogelu data: cynnydd o ran yr argymhellion

 

16.                Cyflwynodd Lynne Flux ei phapur, gan nodi bod y Rheolwr Gwybodaeth wedi cael ei benodi ers cyfarfod blaenorol y Pwyllgor. Dywedodd ei bod yn fodlon â’r cynnydd ar yr argymhellion a’i fod yn bwysig cadw momentwm y gwaith.  

17.                Dywedodd Dianne Bevan y bydd papur yn cael ei gymryd i’r Bwrdd Rheoli yr wythnos ganlynol er mwyn cytuno ar gylch gorchwyl y grŵp diogelu gwybodaeth. Dywedodd hefyd y byddai penaethiaid gwasanaeth, fel perchnogion asedau, yn cael hyfforddiant SIRO. Diolchodd Diane i Tim Knighton a’i gydweithwyr yn Nhŷ’r Cwmnïau am eu cymorth yn ddiweddar.

18.                Er mai’r Cyfarwyddwr TG newydd fydd y SIRO, dywedodd Tim Knighton wrth swyddogion na ddylid ei weld fel cyfrifoldeb TG. Yr arfer gorau yw i rywun fod yn gyfrifol am sicrhau gwybodaeth y tu allan i linell y Cyfarwyddwr TG.

 

Strategaeth y gyllideb

Eitem 8 – Papur ar strategaeth y gyllideb

ACAC(12)  Papur 2a. Papur ar strategaeth y gyllideb

 

19.                Cyflwynodd Nicola Callow y papur er gwybodaeth, yn dilyn cais y Pwyllgor yng nghyfarfod mis Chwefror.

 

Archwiliad allanol

Eitem 09 – Archwiliad interim

          ACAC (12) Eitem lafar. Canlyniadau’r archwiliad interim.

 

20.                Rhoddodd Richard Harries o Swyddfa Archwilio Cymru y wybodaeth ddiweddaraf am yr archwiliad interim, gan nodi nad oedd pryderon ynghylch cymeradwyo’r cyfrifon yn yr haf, er bod angen gwneud rhai gwelliannau bach.

21.                Ychwanegodd Richard fod y gwaith ar dreuliau’r Aelodau yn y trydydd chwarter wedi’i gwblhau ac nad oedd pryderon. Bydd adborth llawn yn cael ei roi yng nghyfarfod mis Mehefin yn dilyn gwaith y pedwerydd chwarter.

22.                Yn sgîl adroddiadau cadarnhaol, ar y cyfan, dros y blynyddoedd diwethaf, dywedodd Richard wrth y Pwyllgor bod Swyddfa Archwilio Cymru yn trafod gyda swyddogion y lefel o wybodaeth y dylai ei hadrodd i’r Pwyllgor yn y dyfodol.

23.                Rhoddodd Nicola Callow y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio ar y sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn gyfredol, gan nodi bod y tanwariant ar ochr y Comisiwn yn debygol o fod o fewn y targed, ar £500,000. Ar ochr yr Aelodau, roedd y ffigwr yn debygol o fod ychydig o dan £1 miliwn, a oedd i’w ddisgwyl ym mlwyddyn gyntaf Cynulliad newydd.  

 

Llywodraethu Comisiwn y Cynulliad

Eitem 10 – Datganiad Llywodraethu

ACAC(12) Papur 3a. Datganiad Llywodraethu Drafft 2011-12

 

24.                Cyflwynodd John Grimes y drafft diweddaraf o’r datganiad llywodraethu a gwahoddwyd sylwadau gan y Pwyllgor. Awgrymodd y Pwyllgor y dylai’r papur, er cysondeb, gynnwys y nifer o weithiau y cyfarfu’r Pwyllgor Taliadau, ac y dylid ailysgrifennu paragraff sy’n crynhoi prosesau rheoli caffael a chontractau er mwyn nodi bod gwaith i’w wneud o hyd yn y maes hwn.

 

Eitem 11 – Rheoli risg

ACAC(12) Papur 3b. Y fframwaith rheoli risg newydd

 

25.                Cyflwynodd John Grimes y papur a oedd yn manylu ar y fframwaith risg newydd wedi’i symleiddio, ynghyd â chrynodeb o’r 14 risg corfforaethol. 

26.                Cymeradwyodd y Pwyllgor Archwilio’r dull newydd a’r newid tuag at symleiddio. Ychwanegodd yr Aelodau bod angen i swyddogion ystyried y risgiau sy’n gysylltiedig ag ymdrechion i ymosod ar wefan y Cynulliad o’r tu allan. Pwysleisiwyd yr angen am raglen o efelychiadau i brofi ymatebion allweddol, ac i ystyried cynlluniau wrth gefn ar gyfer toriadau pŵer posibl y tu hwnt i 2016.

 

Eitem 12 – Effeithlonrwydd y Pwyllgor

ACAC(12) Papur 3c. Canlyniadau arf Swyddfa Archwilio Cymru;

ACAC(12) Eitem lafar. Sylwadau gan Aelodau ar y cylch gorchwyl  

 

27.                Nododd Richard Harries y cyfeiriad teithio cadarnhaol a ddangosir yng nghanlyniadau’r hunan-asesu a gwblhawyd gan Aelodau’r Pwyllgor ac eraill a oedd yn bresennol, a dywedodd nad oedd unrhyw bryderon penodol.

28.                Nododd y Cadeirydd ychydig o bwyntiau:

·         perfformiad yn yr archwiliad mewnol, a gaiff ei asesu gyda’r asesiad newydd a nodwyd yn gynharach; 

·         camau gwrth-dwyll;

·         Aelodau newydd a’r cyfnod cynefino, yn enwedig yn sgîl aelodaeth gylchdro’r Pwyllgor Archwilio, a fydd yn golygu dau Aelod newydd ar ddiwedd y flwyddyn hon. 

29.                Ni chafwyd sylwadau ar y cylch gorchwyl.

 

Eitem 13 – Adroddiad blynyddol 2011/12

ACAC(12) Papur 3d. Adroddiad blynyddol drafft 2011/12

 

30.                Gofynnodd y Cadeirydd bod unrhyw sylwadau ar ddrafftio yn cael eu rhoi i John Grimes ar ôl y cyfarfod.

 

Eitemau eraill

Item 14 – Darpariaethau sy’n dod i ben

ACAC(12) Papur 4a. Crynodeb o ddarpariaethau sy’n dod i ben

 

31.                Amlinellodd John Grimes gefndir diwedd y strategaeth yswiriant a’r amser a fyddai ei angen i lunio strategaeth yswiriant newydd ac ymgynghori arno.

32.                Mewn perthynas â’r wefan yn dod i ben, nododd Tim Knighton bod meddalwedd cod agored yn werth da am arian ac y dylid ystyried ei ddefnyddio lle bo hynny’n bosibl.  

         

Item 15 – Blaenraglen waith a dyddiadau cyfarfodydd yn y dyfodol

     ACAC(11) Papur 4b. Blaenraglen waith

 

33.                Cytunwyd ar y blaenraglen waith a gofynnodd John Grimes i’r Aelodau gadarnhau eu bod ar gael ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol.

 

 

Ysgrifenyddiaeth

Ebrill 2012